Ofs Card

Premessa

Il nuovo registro di Fraternità sostituirà progressivamente i vecchi registri che devono in ogni caso rimanere negli archivi storici.
Su di esso andranno registrati tutti i professi alla data del 01/01/2008 e vi andranno annotate tutte le variazioni che riguardano il singolo membro.
Il nuovo registro contiene un numero d’ordine progressivo per ogni posizione, dal n. 001 al n. 150. Vi è anche un richiamo alla posizione del singolo professo nel vecchio registro di fraternità.
La trascrizione dei nominativi sul nuovo registro si rende necessaria in quanto, il nuovo numero d’ordine attribuito, verrà utilizzato come codice identificativo (alfanumerico), unitamente ad altre due serie di codici ( regione e fraternità locale ) per il rilascio del documento di appartenenza che per brevità chiameremo ” Card “.
Questi nuovi strumenti : registro e Card , assumono importanza determinante nella organizzazione strutturale dell’OFS d’Italia, con l’attuazione del processo unitario.
Al fine di ottenere i risultati che tutti auspichiamo è però necessaria la collaborazione e l’attenzione di tutti, dai Centri Regionali alle Fraternità locali.
Il risultato di questo grosso lavoro condiviso con tutti i livelli, si configura come censimento di tutte le fraternità locali d’Italia e di tutti i professi attivi del nostro Ordine.

Sviluppi successivi

Il “data base” per la raccolta dei dati è strutturato in modo da poter ottenere estrazioni per nominativi appartenenti alle singole fraternità, alle singole regioni oppure il dato globale complessivo del numero dei professi. Sarà possibile in seguito pubblicare su area privata del nostro sito i dati contenuti nel “data base” ed ogni regione, nel pieno rispetto della privacy, potrà vedere e scaricare esclusivamente i propri dati, digitando un codice segreto.
Tali dati potranno essere utilizzati per la verifica delle presenze durante la celebrazione di Capitoli, di Assemblee o Convegni. Il sistema sarà in grado di calcolare il relativo “quorum” necessario per le votazioni. Tutto questo sarà operativo se tutti i Centri Regionali offriranno una attenta collaborazione in sede di impianto della procedura e, successivamente nel mantenere aggiornato il “data base”.

Operatività

Di seguito riportiamo le operazioni da compiere ad esclusiva cura del Centro regionale necessariamente in ordine cronologico, al fine di far funzionare l’intero sistema:

1. Dare una codifica a tutte le fraternità locali presenti in Regione. Sarà necessario compilare un elenco con il nome delle fraternità locali ed un numero progressivo di quattro campi alfanumerici ( es. A001 ecc.) Inviare l’elenco in Segretariato a Capodacqua di Assisi. Per le Regioni che intenderanno usare un sistema più avanzato sarà possibile entrare in un sito privato protetto e digitare i dati dei professi direttamente nel “data base” della Regione. I dati arriveranno direttamente al sistema centralizzato presente in Segretariato a Capodacqua.
2. Fare aggiornare il nuovo registro dalle fraternità locali con l’elenco dei professi attivi. Ad ogni nominativo corrisponderà un numero d’ordine progressivo sul registro stesso. Sulla copertina del registro, nelle apposite caselle ( in basso a destra ), andranno inseriti il codice regione e il codice della fraternità locale. Questi due numeri, unitamente al numero progressivo attribuito ad ogni nominativo, costituirà il “codice identificativo” di ogni professo attivo che sarà riportato sulla “card” personale. A tal proposito sarà opportuno che il Registro venga consegnato direttamente da un membro del Consiglio Regionale alla singola fraternità locale, già compilato nei codici regionale e locale indicati sulla copertina – dei quali il primo attribuito dal centro nazionale alla regione ed il secondo dal centro regionale alla fraternità locale – la consegna diverrà così anche un’opportunità per incontrare la fraternità locale e chiarire meglio le modalità di compilazione del Registro ed il senso della “card”.
3. Ora le fraternità locali saranno pronte a richiedere, mediante compilazione di apposito modulo a cura di ogni singolo professo ( vedi all. 1) la “card” che rappresenta il documento di appartenenza all’Ordine . Il modulo, dopo la compilazione, verrà fotocopiato in 3 copie ( una resta all’interessato, una alla fraternità locale e l’originale con la terza copia deve essere inviata al Centro Regionale. Il Centro tratterrà la copia e invierà l’originale al Segretariato per l’emissione del documento. Si raccomanda, in questa prima fase di aggiornamento di inviare al Segretariato, contemporaneamente, i moduli di una stessa fraternità, così da agevolare il lavoro di registrazione del nostro segretario. Ripetiamo che in alternativa, le Regioni che vorranno, potranno usare un sistema più avanzato che consiste nella possibilità di entrare in un sito privato protetto e digitare i dati dei professi direttamente in un data base della Regione. I dati arriveranno direttamente al sistema centralizzato presente in Segretariato a Capodacqua.
4. Quale rimborso per le spese di produzione e spedizione delle Card, oltre che come segno di responsabile appartenenza, verrà richiesto un contributo di € 3,00 (Euro tre/00) per ogni tessera emessa . Questi importi dovranno essere raccolti a cura del Centro Regionale e inviati al Tesoriere nazionale con le modalità che verranno concordate. Le modifiche successive potranno essere fatte utilizzando lo stesso modulo oppure entrando direttamente nell’area privata del sito ed apportare le modifiche. La ristampa eventuale della card sarà comunque a cura del Segretariato.

Desideriamo sottolineare l’importanza di questa iniziativa che, oltre a fornire un segno “visibile” di appartenenza al nostro Ordine, consentirà un assetto organizzativo molto importante. Ci vorrà necessariamente un po’ di tempo per completare l’iter della intera operazione ma confidiamo che l’attenzione di ognuno di noi, ed in particolare dei Consigli Regionali cui sarà richiesto di fungere da centri raccolta/richiesta dati, darà compimento a questo progetto, in tempi abbastanza brevi.

Il Signore Vi dia pace

Per il Consiglio Nazionale OFS
Il tesoriere – Enzo Terranova