Informativa ai sensi e per gli effetti degli artt. 13 e 14 del GDPR 2016/679 e della normativa nazionale vigente relativi alla tutela del trattamento dei dati personali.
Nella sua qualità di “Interessato”, cioè di soggetto al quale si riferiscono i dati oggetto del trattamento, desideriamo metterLa al corrente degli elementi essenziali dei trattamenti effettuati.
Finalità del trattamento.
I Suoi dati appartengono principalmente alle categorie particolari di dati di cui all’art. 9 c. 2 lett. a) e d), del Regolamento in quanto, previo consenso, rivelano le Sue convinzioni religiose e l’adesione ad un’Associazione di carattere religioso.
La raccolta ed il trattamento dei dati personali sono effettuati al fine di condurre:
- La gestione dell’adesione e dell’appartenenza all’ORDINE FRANCESCANO SECOLARE D’ITALIA;
- il perseguimento delle legittime finalità statutarie, degli scopi religiosi e sociali, nonché per quelle ad essi connesse, collegate e strumentali quali, ad esempio, l’anagrafe dei professi e degli ammessi, l’elenco di chi è chiamato a ricoprire incarichi di servizio e di responsabilità (ad es. Ministri, Maestri di Formazione, Segretari, etc.), l’elenco dei partecipanti a singole iniziative sociali a livello nazionale, regionale e/o locale, etc.;
- l’adempimento di tutte le operazioni imposte da obblighi normativi, delle disposizioni fiscali e tributarie derivanti dallo svolgimento dell’attività associative e delle eventuali prescrizioni previste in materia di antiriciclaggio in caso di finanziamento e donazioni liberali;
- la gestione dei rapporti con l’Associato per attività di amministrazione, contabilità, ordini, spedizioni, fatturazione, servizi, gestione dell’eventuale contenzioso;
- la gestione di comunicazioni riguardanti le attività in generale e le iniziative locali e nazionali dell’Ordine, ivi incluse le raccolte fondi, la comunicazione e la promozione religiosa e sociale, anche con modalità di contatto automatizzate (posta elettronica, altri sistemi di comunicazione a distanza tramite reti di comunicazione e/o web come, in via meramente esemplificativa: sms, posta, messaggistica istantanea, social networks) sia tradizionali (posta cartacea), da parte dell’Ordine, nel pieno rispetto del GDPR 2016/679, della normativa nazionale vigente e del Provvedimento del Garante del 04/07/2013 “Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam”) e saranno oggetto di trattamento improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti del Professo o Ammesso. Base giuridica del trattamento, Obbligo o facoltà di conferire i dati e conseguenze dell’eventuale rifiuto.
Il fondamento giuridico del trattamento risiede nell’art. 9, comma 2, lett. d) del Regolamento (trattamento dei dati da parte di organismi che perseguono finalità religiose).
Fermo restando la facoltà del Professo o Ammesso di consentire al trattamento dei propri dati, per quanto concerne i dati che l’ORDINE FRANCESCANO SECOLARE D’ITALIA è obbligato a conoscere, al fine di adempiere alle proprie finalità istitutive e statutarie, nonché agli obblighi previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria, ovvero da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo, il loro mancato conferimento da parte dell’Interessato potrà comportare la sospensione, anche temporanea dall’Ordine o l’impossibilità d’accedere all’ammissione o alla Fraternità, perfezionando la propria adesione all’Ordine, nei limiti in cui tali dati sono necessari all’esecuzione della stessa. Il Professo o l’ Ammesso ha e mantiene pieno diritto, in qualsiasi momento di revocare il proprio consenso al trattamento (consenso acquisito con la sottoscrizione dell’adesione all’Ordine perfezionata con il rito d’ammissione e, successivamente, con la professione temporanea e/o solenne ex art. 6 c. 1 lett. b) del GDPR, con la sottoscrizione del Modulo di Raccolta Dati), senza pregiudicare la liceità del trattamento prestato prima di tale revoca.
Minori.
L’adesione all’ORDINE FRANCESCANO SECOLARE D’ITALIA e la partecipazione alla vita di Fraternità non sono destinati esplicitamente a minori di anni 16. L’ORDINE FRANCESCANO SECOLARE D’ITALIA non raccoglie intenzionalmente informazioni personali riferite ai minori.
Nel caso in cui informazioni su minori fossero involontariamente registrate, il Titolare le cancellerà in modo tempestivo, su richiesta degli utenti.
Luogo di trattamento.
I dati vengono attualmente trattati ed archiviati sia presso la sede di Viale delle Mura Aurelie, 9 – 00165 Roma (RM) che delle singole Fraternità Regionali e Locali. Sono altresì trattati, per conto della Scrivente, da professionisti e/o società incaricati di svolgere attività tecniche, di sviluppo, gestionali e amministrativo – contabili oltre che presso soggetti terzi anche fornitori di servizi tecnico-informatici, nominati quali Responsabili, il cui elenco è disponibile a richiesta presso il Titolare.
Comunicazione dei dati.
Ferme restando le comunicazioni e diffusioni effettuate in esecuzione di obblighi di legge, tutti i dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati in Italia e/o all’estero a:
♦ a soggetti incaricati all’interno della struttura organizzativa dell’Ordine in qualità di addetti al trattamento e/o amministratori di sistema (ad es. Ministri nazionali, regionali e locali, singoli componenti dei Consigli di ogni ordine e grado, etc.);
♦ a soggetti appartenente agli Ordini Religiosi della Famiglia Francescana (Primo e Second’Ordine, Terz’Ordine, etc.) e Sacerdoti ed altri Ordini religiosi;
♦ a soggetti che hanno necessità di accedere ai suddetti dati per finalità ausiliarie al rapporto che intercorre tra l’Ordine e il Professo e/o il Ammesso, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari loro affidati (ad esempio: Professionisti e consulenti, società di consulenza, istituti di credito, aziende operanti nel settore del trasporto, aziende operanti nel settore del web e della comunicazione, volontari, altre associazioni a carattere religioso, etc.);
♦ a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme (ad esempio: Enti Pubblici e privati, anche a seguito di ispezioni o verifiche come, ad esempio: Amministrazione Finanziaria, Organi di Polizia, Autorità Giudiziarie, etc.);
♦ a soggetti consulenti dell’Ordine, limitatamente all’incarico assunto, previa sottoscrizione di obblighi e vincoli di riservatezza e sicurezza nel trattamento di dati;
♦ Altre Fraternità e appartenenti all’ORDINE FRANCESCANO SECOLARE D’ITALIA, anche residenti all’estero (v. punto specifico seguente).
I dati sensibili, ancorché trattati in forma del tutto anonima, non saranno oggetto di alcuna forma di diffusione e/o cessione a terzi, fatto salvo esclusivamente per il raggiungimento dei fini acclarati dalla presente e dietro specifica autorizzazione scritta da parte del Professo o dell’Ammesso.
Trasferimento dei dati all’estero.
I Suoi dati potranno essere comunicati e/o trasmessi all’estero, anche verso Paesi Terzi non europei, solo in caso di partecipazione e/o coinvolgimento diretto del Professo e/o dell’Ammesso in iniziative religiose e/o sociali, rientranti negli specifici scopi associativi ovvero per motivi esclusivamente tecnici legati alla struttura del Sistema Informativo dell’Ordine e/o all’applicazione di misure di sicurezza tecniche e organizzative ritenute idonee dal Titolare (art. 32 GDPR 2016/679).
Tempi di conservazione dei dati:
L’Ordine tratterà attivamente i dati personali per tutta la durata dell’appartenenza del Professo o dell’Ammesso. Alla cessazione dell’appartenenza all’Ordine, cessa il trattamento dei dati personali i quali resteranno all’interno dell’archivio dell’Ordine solo quale documentazione storica.
Diritti dell’interessato.
Relativamente ai dati personali medesimi l’interessato può esercitare i diritti previsti nei limiti e alle condizioni previste dagli artt. dal 15 al 22 del GDPR 2016/679 e dalla normativa nazionale vigente. In caso di sottoscrizione di una qualsiasi forma di consenso al trattamento richiesto dall’ORDINE FRANCESCANO SECOLARE D’ITALIA si fa presente che l’interessato può revocarlo in qualsiasi momento, fatti salvi gli adempimenti obbligatori previsti dalla normativa vigente al momento della richiesta di revoca, contattando il Titolare del trattamento ai recapiti di seguito riportati.
Diritto di Reclamo
Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR 2016/679 hanno il diritto di proporre reclamo all’ORDINE FRANCESCANO SECOLARE D’ITALIA, come previsto dall’art. 77 del GDPR 2016/679 stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR 2016/679)
Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati Personali (RPD/DPO)
Il Titolare del Trattamento, al quale Lei potrà rivolgersi per far valere i diritti di cui agli artt. dal 15 al 22 del GDPR 2016/679 e dalla normativa nazionale vigente, è l’ORDINE FRANCESCANO SECOLARE D’ITALIA, con sede in Viale delle Mura Aurelie, 9 – 00165 Roma (RM). L’elenco dei Responsabili è disponibile, a richiesta, presso la segreteria della sede nazionale. I suddetti diritti potranno essere da Lei esercitati anche mediante l’invio di comunicazioni al seguente indirizzo di posta elettronica: info@ofs.it.
L’ORDINE FRANCESCANO SECOLARE D’ITALIA ha nominato un proprio Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) cui è possibile rivolgersi per esercitare i diritti di cui sopra e/o per eventuali chiarimenti in materia di tutela dati personali. Il DPO è reperibile presso la sede del Titolare e contattabile direttamente tramite posta elettronica (gemini@geminiconsult.it), PEC (rpd@legalmail.it) o via lettera indirizzata alla sede dell’Ordine.